Foire aux questions sur l’adoption du numéro d’entreprise par les municipalités

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Le numéro d’entreprise (NE) est un code d’identification national unique qui est utilisé au Manitoba pour simplifier les relations entre les entreprises et le gouvernement et réduire le fardeau administratif. Découvrez comment l’adoption d’un NE peut être utile à votre municipalité.

Cette foire aux questions est destinée aux membres du personnel et aux représentants élus des administrations municipales.

Qu’est-ce que le numéro d’entreprise?

Le numéro d’entreprise (NE) est un code d’identification national unique qui simplifie les relations entre les entreprises et le gouvernement. Un NE est attribué à une entreprise, qui l’utilise pour s’identifier lorsqu’elle communique avec des membres des programmes gouvernementaux à l’échelle nationale, provinciale ou municipale. Le gouvernement provincial se sert d’un NE comme identificateur de client depuis 2003.

Comment le gouvernement se sert-il des numéros d’entreprise avec les clients?

Lorsqu’une entreprise fait une demande de service auprès d’un programme gouvernemental, un membre du personnel enregistre les renseignements la concernant dans le réseau local. Si le programme en question récolte et utilise les NE dans le cadre de son processus administratif, les renseignements sur le client sont inscrits dans un répertoire de numéros d’entreprise du Manitoba, puis sont transmis au Registre des numéros d’entreprise, qui est géré par l’Agence du revenu du Canada. L’Agence renvoie les NE et d’autres renseignements liés aux entreprises au programme gouvernemental d’origine par l’intermédiaire du répertoire. Lorsque le client fait une nouvelle demande de service, le personnel peut retrouver son dossier en se servant uniquement du NE. D’autres renseignements, comme le nom, l’adresse et le numéro de téléphone, peuvent être vérifiés auprès du client mais celui-ci n’a pas besoin de les fournir de nouveau.

Les entreprises trouvent-elles le numéro d’entreprise utile?

Oui. Au printemps 2013, dans le cadre d’un sondage effectué par l’Institut des services axés sur les citoyens, on a demandé à des entreprises manitobaines si le fait d’avoir un numéro unique pour communiquer avec le gouvernement réduirait leur fardeau administratif. 75 % des personnes interrogées ont répondu qu’elles étaient « d’accord » ou « tout à fait d’accord » sur le fait qu’un seul code d’identification faciliterait leurs relations avec tous les ordres de gouvernement.

Le fardeau réglementaire serait-il réduit s’il n’existait qu’une seule carte ou un seul 
numéro d’identité gouvernemental permettant d’accéder à tous les services?
[Source : Institut des services axés sur les citoyens, « L’accent sur les entreprises 4 » (2013)]

Quel est l’intérêt pour notre municipalité d’adopter un numéro d’entreprise comme identificateur de client?

L’adoption d’un NE comprend deux avantages principaux.

1er avantage : des gains d’efficience

Le NE permet de réaliser des gains d’efficience entre les programmes d’une municipalité et les ministères, et entre une municipalité et d’autres ordres de gouvernement. On retrouve ces gains d’efficience dans les domaines suivants :

  • les systèmes de technologies de l’information, grâce à la mise en relation de données :
    • dans le réseau interne de la municipalité;
    • entre la municipalité et les gouvernements fédéral et provincial;
  • les processus internes, car :
    • on réduit les dédoublements lors de la création de dossiers de clients;
    • on repère les divergences dans les renseignements détenus par les programmes et par les ministères;
    • il n’est plus nécessaire d’enregistrer des renseignements qui ont déjà été recueillis;
  • le service à la clientèle, qui est amélioré
    • car les clients fournissent moins de renseignements aux membres du personnel, puisque les données de base concernant l’entreprise se trouvent déjà dans le dossier grâce au protocole d’échange d’information.

2e avantage : des transactions simplifiées pour les clients

Le NE peut faciliter les transactions des clients avec les programmes municipaux et améliorer les services. En effet, le NE peut permettre de :

  • réduire le temps que passent les clients avec les membres du personnel,
    • car ceux-ci se servent de ce numéro unique pour trouver le dossier du client concerné;
  • réduire le montant de renseignements fournis par les clients aux programmes du gouvernement,
    • car les données de base se trouvent dans le dossier du client, si celui-ci a déjà communiqué avec un autre ordre de gouvernement utilisant le NE (à l’échelle fédérale, provinciale ou municipale);
  • soutenir les transactions en ligne,
    • car le NE peut être utilisé pour vérifier l’identité du client ou lors des processus d’authentification.

Peut-on commencer à utiliser le numéro d’entreprise dès aujourd’hui?

Vous ne pouvez pas le faire immédiatement, mais les étapes à suivre avant de commencer sont simples. Pour utiliser un NE, une administration municipale doit :

  • collaborer avec Liaisons entreprises Manitoba pour pouvoir avoir le droit de recueillir et d’utiliser le NE;
  • communiquer électroniquement avec le répertoire pour échanger des renseignements sur les clients.

Que doit prendre en considération ma municipalité avant d’adopter le numéro d’entreprise?

Les municipalités doivent tenir compte de cinq éléments.

  1. Elles doivent réfléchir aux possibilités d’utilisation : le NE est très utile aux programmes qui travaillent de façon continue avec des entreprises.
  2. Un programme ou un service municipal doit être chargé de mettre au point une solution informatique permettant de communiquer avec le répertoire et d’apporter du soutien dans ce domaine.
  3. Du personnel et des ressources financières sont nécessaires pour appuyer la partie informatique de l’adoption du NE.
  4. Il pourrait être nécessaire de modifier un règlement municipal pour que la municipalité puisse recueillir et utiliser des NE.
  5. Un protocole d’entente, autorisant la municipalité à se servir d’un NE, doit être négocié et conclu par des hauts fonctionnaires municipaux et par la Province.

Des municipalités utilisent-elles le numéro d’entreprise?

Oui. La Ville de Winnipeg a adopté un NE en 2013. Elle a été la première municipalité à le faire au Canada.

Quelles mesures législatives autorisent l’échange de données sur les clients qui fait partie de l’initiative d’adoption du numéro d’entreprise?

Le Règlement sur les identificateurs communs pris en application de la Loi sur le commerce et l’information électroniques permet cet échange nécessaire de données. De plus, la Province et l’Agence du revenu du Canada ont conclu un protocole d’entente qui contrôle l’usage du NE et l’échange d’information au Manitoba.

Le secteur entreprenarial a-t-il été consulté au sujet du numéro d’entreprise?

Oui. La Province du Manitoba communique avec ce secteur sur le numéro d’entreprise depuis 1997. Au fil des années, des groupes tels que la Fédération canadienne de l’entreprise indépendante, la Manitoba Chamber of Commerce, la Winnipeg Chamber of Commerce, la Société du Barreau du Manitoba, l’Institut des comptables agréés du Manitoba et des propriétaires d’entreprise ont pris part à des consultations et à des discussions.

Avec qui puis-je communiquer si je veux obtenir des renseignements, discuter des possibilités ou organiser une présentation sur le numéro d’entreprise pour le personnel et les conseillers municipaux?

Liaisons entreprises Manitoba est responsable de l’usage, de la promotion et de l’adoption du numéro d’entreprise au Manitoba. Ce programme relève d’Entreprenariat Manitoba. Liaisons entreprises Manitoba conseillera et appuiera votre municipalité dans le cadre du processus d’adoption du numéro d’entreprise.
 

Veuillez communiquer avec le responsable de :
Liaisons entreprises Manitoba
(204) 945-7721
onenumber@gov.mb.ca
Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site www.entreprenariatmb.ca/.